PMO

Project Management Ondersteuner

Steeds meer organisaties gaan over naar het projectmatig werken. Binnen de organisaties starten steeds meer projecten.
Een project is een (complexe) opdracht met een specifiek onderwerp en gewenst eindresultaat, met een begin en een eind.
Het project kan een duur hebben van enkele weken tot zelfs meerdere jaren.

Het ondersteunen van een project lijkt veel op het werk dat een ‘reguliere’ secretaresse/management assistent doet, maar is niet hetzelfde.
Naast de ondersteunende basisvaardigheden, heb je namelijk vaardigheden nodig om projectmatig te kunnen werken.

De Project Management Ondersteuner is de “spin in het web” en tegelijkertijd het aanspreekpunt voor iedereen die de status wil weten van een bepaalde actie of een werkproces binnen het project.
Een PMO’er werkt efficiënt, is betrokken, resultaatgericht en werkt samen met de projectleider, het projectteam en soms met mensen van zowel dezelfde als andere afdelingen van de organisatie.
Begrip van verschillende projectfasen en –processen, planning en informatiebeheersing zijn vaardigheden die goed van pas komen,
evenals het beschikken over groot organisatievermogen en communicatief sterk zijn.

Het takenpakket bestaat uit:

• Agendabeheer van de projectleider en/of andere projectleden
  – (Complexe) vergaderingen/afspraken zowel intern als extern organiseren
  – Notuleren
  – Bewaken en informeren projectteam over de voortgang van acties
• Secretariële/administratieve werkzaamheden
  – Opmaken en tegenlezen van rapporten/brieven e.d.
  – Verwerken en verzamelen van gegevens in verschillende administratieve systemen (archief systeem of bijvoorbeeld SharePoint)
  – Bijhouden van de projectadministratie, zowel per post als digitaal
• Communicatie ondersteuning
  – Informatieverstrekking via bijvoorbeeld mailings zowel per post als digitaal
  – Faciliteren van werkbezoeken en andere externe momenten
  – Websitebeheer en reageren op contactaanvragen
  – Structuur aanbrengen in de werkprocessen en bewaken
  – Meedenken in de werkprocessen van het project
  – Directe ondersteuning bij ad hoc klussen